Registerbeskrivning

Expo Österbotten Ab:s registerbeskrivning av utställarregister

Datum för upprättande 16.5.2018

1. Registeransvarig

Den registeransvarige är Expo Österbotten Ab (FO-nummer 0702385-4)

Kontaktperson i registerärenden:
Sari Ojala, Evenemangskoordinator

Expo Österbotten Ab
Vasaesplanaden 15 B 36
65100 Vasa
info@pohjanmaanexpo.fi

2. Registrets namn

Expo Österbotten Ab:s utställarregister.

3. Syftet med behandlingen av personuppgifter

Registret används för att sköta kundrelationer, för att hålla kundkontakt och marknadsföra. Uppgifterna i registret används för den registeransvariges egen direkta marknadsföring, om inte kunden har förbjudit direkt marknadsföring.

4. Behandlingens rättsgrund

Rättsgrunden för behandlingen av personuppgifter enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning är följande:

(a) den registrerades samtycke till att behandla personuppgifterna;
(b) avtal mellan parterna;
(c) den registeransvariges berättigande.

5. Registrets datainnehåll

Registret innehåller följande personuppgifter som regel om alla personer som registrerat sig:

(a) grundläggande person- och kontaktuppgifter, såsom förnamn, efternamn, adress, e-postadress, telefonnummer;
(b) uppgifter om de tjänster personen beställt, samt leverans och fakturering av dessa;
(c) personens samtycke till eller förbud mot direkt marknadsföring.

6. Regelmässiga uppgiftskällor

Kontakt- och kunduppgifterna i registret anges av den registrerade när kundrelationen inleds och under kundrelationens gång kan den registrerade meddela den registeransvarige om ändringar. Kontakt- och kunduppgifter kan även samlas in genom olika marknadsföringskampanjer. Eventuella förbud mot direkt marknadsföring förs in på kundens separata begäran.

7. Personuppgifternas bevaringstid

Uppgifterna som samlats i registret bevaras endast så länge och i den utsträckning som är nödvändigt för de ursprungliga eller kompatibla ändamål som personuppgifterna samlats in för. Uppgifterna behandlas i regel så länge som det kundavtal som uppgifterna förutsätts för är i kraft. Dessutom bevaras personuppgifterna i vilket fall som helst enligt den eventuella lagenliga uppbevaringstiden.

Den registeransvarige utvärderar regelbundet behovet att bevara uppgifterna i enlighet med sin dataskyddspolicy och intern praxis. Dessutom vidtar den registeransvarige alla tillgängliga och rimliga åtgärder för att försäkra sig om att de personuppgifter som är ospecifika, felaktiga eller föråldrade med tanke på behandlingens ändamål raderas eller korrigeras omgående.

8. Hantering av uppgifter och dataskydd

Arrangören har rätt, i enlighet med rådande lagstiftning, att överföra utställarnas och/eller deras representanters kontaktuppgifter till sådana partners som fast deltar i ordnandet av evenemang såsom uppdragsgivare, underleverantörer och mediapartners samt att behandla och använda kontaktuppgifterna för Expo Österbottens försäljning och marknadsföring. Utställaren ansvarar för att de av arrangören mottagna personuppgifterna behandlas ändamålsenligt och lagenligt enligt den ikrafvarande lagstiftningen.

9. Överföring av personuppgifter utanför EU eller EES

Personuppgifterna lämnas inte ut och överförs inte utanför EU och EES.

10. Principer för skydd av personuppgifter

Endast särskilt utsedda anställda hos den registeransvarige har användarrättighet till systemet som innehåller kunduppgifter och rätt att ändra dessa. De anställda som behandlar uppgifter i kundregistret har tystnadsplikt. Systemet skyddas av tekniska lösningar.

11. Den registrerades rättigheter

Enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning har den registrerade följande rättigheter:

(a) Rätt att granska uppgifterna

Den registrerade har rätt att granska de personuppgifter som lagrats om denna. Om det förekommer felaktigheter eller brister i personuppgifterna, har den registrerade rätt att kräva att den registeransvarige korrigerar eller kompletterar uppgifterna.

(b) Rätt att göra invändningar

Den registrerade har rätt att göra invändningar mot behandlingen av personuppgifterna om den registeransvarige har behandlat uppgifterna lagstridigt eller inte har rätt att behandla vissa personuppgifter.

(c) Förbud mot direkt marknadsföring

Den registrerade har rätt att förbjuda den registeransvarige från att använda den registrerades personuppgifter för direkt marknadsföring. Den registeransvarige säljer eller lämnar inte ut personuppgifterna till andra aktörer för direkt marknadsföring.

(d) Rätt att få uppgifterraderade

Den registrerade har rätt att be den registeransvarige radera personuppgifterna, om uppgifterna ifråga inte är nödvändiga för den registeransvariges uppgifter. Den registeransvarige behandlar begäran, varefter personuppgifterna antingen raderas eller så meddelar den registeransvarige den registrerade varför dessa personuppgifter inte kan raderas. Den registrerade har rätt att besvära sig hos dataskyddsombudet och att kräva att den registeransvarige begränsar behandlingen av de omstridda personuppgifterna tills saken är utredd.

(e) Besvärsrätt

Den registrerade har rätt att besvära sig hos dataskyddsombudet, om den registrerade anser att den registeransvarige brutit mot den ikraftvarande dataskyddslagen i sin behandling av personuppgifter.

Begäran som berör den registrerades rättigheter i punkt a) – d) ska adresseras till den registeransvariges kontaktperson som nämns i punkt 1.

12. Ändring av dataskyddsbeskrivningen

Expo Österbotten Ab utvecklar sin affärsverksamhet kontinuerligt och förbehåller sig därför rätten att göra ändringar i denna dataskyddsbeskrivning och att meddela om saken i sina tjänster. Ändringarna kan även bero på ändringar i lagstiftningen. Expo Österbotten Ab rekommenderar sina registrerade att regelbundet bekanta sig med innehållet i dataskyddsbeskrivningen.